没错，今天又有新瓜，边吃瓜边学知识，一上午就摸鱼过去了。
事情是这样的：
昨天有个设计师，做完 PPT 后，联系客户没有得到回复，就先回家了。
晚上客户找来要文件，结果设计师的文件在公司电脑上，没带回来。
最关键的是，之前和客户约好的，晚上要交稿。
当时听到这个事情，我简直慌了，这要是没处理好，妥妥的差评加投诉。
不过，今天不讨论故事的结果，而是想给大家分享一下：
随手备份文件，养成良好的工作习惯
我们在做 PPT，或者处理其他工作文档时，难免会临时有事需要离开。
或者，下班后在回家路上，甚至知道某个时间段要停电，等等各种情况。
这些时间段，如果客户或领导，刚好急要文件，而我们又发不出去的话，就很容易耽误事情了。
正确的处理方式是：在离开电脑前，及时把文件备份到手机上。
让文件随时跟着我们，不管走到哪，都能及时发送。
那么，这里面，具体有哪些操作技巧呢?
1. 根据需求充分备份
首先，养成好的保存习惯，每修改一个大的版本，就另存一个副本。
可以避免在修改完成后，对方又决定要之前某个版本的文件。
其次，要同时保存 PPT 源文件，以及带水印的预览文件。
一方面，发送预览文件，可以有效避免客户骗稿的情况;
另一方面，预览文件一般用 PDF 格式，文件体积更小，发送更方便，而且很少会出现兼容错位的问题。
等确定预览文件没问题后，再把源文件发送过去即可。
2. 使用个人群备份文件
我们可以在 QQ 或微信上，新建一个只有自己的群，然后在电脑端，把文件发送到群里即可。
通过这种操作，不管走到哪，都可以直接在手机上，把文件转发给其他人。
如何新建只有自己一个人的QQ群呢？
只需要在电脑端的QQ，选择创建群聊，填写完信息后，跳过邀请他人加入即可。
如何新建只有自己一个人的微信群呢?
在手机端微信，点击“发起群聊-面对面建群”，然后随意输入 4 位数，同样不邀请他人，直接进入即可。
平时可以把它们置顶，随时往里面发文件备份，甚至还可以拿来当备忘录用。
3. 通过邮箱备份文件
微信群发文件的方法，方便转发，但也有局限，文件不能超过 100M。
但是当我们的 PPT 里，用到一些高清大图的时候，分分钟就超过 100M 了。
所以，可以先把 PPT 文件上传到 QQ 邮箱，发送给自己。
当客户要文件的时候，我们只需要在手机上操作，把邮件转发过去即可。
不过需要注意，QQ 邮箱的超大附件，一般只有 30 天时效，发送完成后记得提醒对方，及时下载保存。
4. 使用文件同步工具
上述的操作，都需要我们把文件手动备份，但是忙着忙着总会忙忘了。
那有没有一种方法，能够自动把文件备份到手机上呢?
还真有!这里推荐腾讯出品的：最近文档随身。
只需要在电脑上，下载好客户端，手机上绑定小程序即可。
当我们在电脑上保存的任意文档，它都会自动同步到小程序里。
这里就不详细介绍操作了，大家可以百度一下，网上有很多具体的教程。
这时候，可能有些人要问了，那我用百度网盘是不是也可以?
一般来说，我个人不推荐用网盘。
一方面，很多文档有保密要求，当对方知道你随意把文件上传到网盘，还把文件链接分享过去的时候，会怀疑你的专业性。
更甚者，会甩给你一份保密协议，让你吃不了兜着走。
另一方面，百度网盘的下载速度很慢，尤其是大文件。
如果对方没有开会员，下载文件的时候，一定会对你有所怨言。
而我们作为服务的提供者，方便了客户，其实就是方便了自己，能省去很多不必要的麻烦。
不过，话说回来，确实要用网盘，也是可以的，可以采取折中的办法。
我们不能直接把网盘的分享链接发给对方，而是要在手机上，先把文件下载下来，再另外发送过去。
以上，介绍了几种把文件备份到手机，再发送给客户的方法。
但是，这还不够!没别的意思，咱就是杠精。
要是到时候，我连手机都没有，那可咋办，文件还咋发？
其实，这种情况也经常会出现。
比如，某个时间段要开会，不能看手机;或者你晚点要去澡堂搓澡了，没法随时看手机。
咋办?同样给大家支招：
1. 及时报备，通过他人进行备份。
我们可以先告诉其他同事，某个时间段我们没法用手机，先把文件发给他保存。
一旦客户或领导找来，让他帮忙发送一下，免得耽误事情。
2. 提前预约时间，专业沟通赢得信赖
如果知道对方可能会来要文件，但又不是很着急使用。
就可以先和对方约好时间，告知对方，你大概在什么时间段要去干啥，能否约个时间点沟通交接。
这样操作，会让对方更放心，觉得你比较专业，同时你做其他事情的时候，也不用时刻担心文件这边。
好了，今天的分享，是学习、工作中一个很小的细节，但是养成了这种良好的工作习惯，会让工作与生活更有条理，减少出错。
平时大家有什么其他的好习惯呢?欢迎留言分享一下哈~
